Создание пользовательских шаблонов Excel

Шаблоны Excel — незаметные герои эффективного управления электронными таблицами. Это как приготовление еды, но для ваших данных. Зачем каждый раз начинать с нуля, если можно иметь идеально отформатированную и безошибочную отправную точку? Кроме того, использование шаблонов избавит вас от неизбежного момента: «Ой, я только что перезаписал свой чистый главный файл».

Пользователи Windows могут создавать собственные шаблоны рабочих листов Excel, готовые к использованию в любом месте, в то время как пользователи Windows и macOS могут создавать собственные шаблоны рабочих книг и даже настраивать священный шаблон Excel по умолчанию — тот самый, который используется для создания новых рабочих книг.

Создание шаблонов рабочих листов

Шаблоны рабочих листов позволяют добавлять готовые листы «на лету» — это огромная экономия времени, когда вы часто добавляете один и тот же отформатированный лист. Но есть одна загвоздка: эта функция есть только в Excel для Windows. Пользователям Mac с ней не повезло.

Вот шаги:

1. Создайте рабочую книгу, содержащую рабочие листы, которые вы хотите сохранить в качестве шаблона.
2. Выберите Файл→Сохранить как→Обзор.
3. Перейдите в скрытую папку шаблонов Excel:
   1. Введите %appdata%имя файла в поле и нажмите Enter.
   2. Прокрутите вниз и дважды щелкните по Microsoft.
   3. Прокрутите вниз и дважды щелкните по пункту «Шаблоны».
4. Введите понятное имя для вашего шаблона в поле «Имя файла», а затем нажмите «Сохранить».
5. Выберите Файл→Закрыть или нажмите Ctrl+W или Ctrl+F4, чтобы закрыть шаблон книги.

Чтобы использовать ваш замечательный шаблон:

1. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой вкладке листа и выберите «Вставить».
   Откроется диалоговое окно «Вставка».
2. Выберите шаблон на вкладке «Общие» и нажмите «ОК».
   Ура! Появляется идеально отформатированный лист, копировать и вставлять не нужно. Более того, это избавит вас от случайного перемещения важных листов из одной книги в другую, когда вы хотели их скопировать.

Теперь вы можете вставлять отформатированные листы в любую рабочую книгу, не опасаясь, что ваши данные будут утеряны.

Создание шаблонов рабочих тетрадей

Шаблон рабочей книги — это предварительно настроенный файл Excel, который служит отправной точкой для создания новых рабочих книг, сохраняя форматирование, формулы и структурные элементы, а также предотвращая случайную перезапись. Хорошие новости для пользователей macOS: этот шаблон доступен не только для Windows! Вы можете создавать и использовать шаблоны рабочих книг так же, как и пользователи Windows:

1. Создайте свою книгу Excel со всеми её функциями. Это может включать в себя пользовательское форматирование, формулы, верхние и нижние колонтитулы, а может быть, даже мотивационную цитату в ячейке A1.
2. Сохраните книгу:
   • Windows: выберите Файл  →  Сохранить как, затем выберите Шаблон Excel в качестве типа файла.
   • macOS: Выберите Файл → Сохранить как шаблон.
3. Дайте имя своему шаблону и нажмите «Сохранить». Теперь у вас есть оригинальная копия вашей книги, которую можно изменить только при открытии книги-шаблона, что непросто.

Чтобы создать новую рабочую книгу на основе вашего шаблона:

1. Выберите Файл→Новый→Личные (Windows) или Файл→Новый из шаблона (macOS).
2. Выберите тщательно разработанный шаблон.
   Новая книга откроется с предустановленным именем файла, основанным на вашем шаблоне, и порядковым номером, например, YourTemplate1.
3. Выберите Файл → Сохранить как, выберите «Книга Excel (.xlsx)» в качестве типа файла и дайте ему настоящее имя.

Будьте уверены, даже если вы рефлекторно нажмете Ctrl+S (Windows) или Cmd+S (macOS), вы не сможете сохранить исходный шаблон — он надежно спрятан в папке шаблонов, вдали от ваших импульсивных нажатий клавиш.

Настройка стандартной рабочей книги Excel

Зачем довольствоваться настройками Excel по умолчанию, если можно начинать каждую новую книгу именно так, как вам нравится? Excel предлагает базовые возможности настройки — от выбора шрифтов до количества листов по умолчанию. Пользователи Windows даже могут выбрать режим просмотра по умолчанию (обычный вид, предварительный просмотр разрыва страницы или разметка страницы), поскольку, по всей видимости, Microsoft считает, что пользователей macOS устроит и то, что есть.

Чтобы настроить эти основные параметры:

• Windows: выберите Файл → Параметры → Общие, а затем измените раздел «При создании новых рабочих книг».
• macOS: Выберите Excel → Настройки → Общие, а затем задайте свои настройки.

Но давайте будем честны — настоящее волшебство происходит, когда вы настраиваете шаблон рабочей книги по умолчанию. Хотите, чтобы каждая новая книга имела желаемое форматирование, ширину столбцов, заголовки, нижние колонтитулы и всё остальное, что вызывает у вас радость? Вот как это сделать.

Создание пользовательской книги по умолчанию для Windows

Выполните следующие точные шаги, чтобы создать шедевр, на котором будут основаны большинство (но не все) новых рабочих тетрадей:

1. Создайте новую рабочую книгу и настройте её по своему вкусу. Всё в ваших руках: шрифты, ширина столбцов, количество листов. Всё под вашим контролем.
2. Выберите «Файл» → «Сохранить как» → «Обзор». Откроется диалоговое окно «Сохранить как».
3. В поле «Тип файла» выберите «Шаблон Excel».
4. Перейдите в другую скрытую папку:
   1. Введите %appdata%имя файла в поле и нажмите Enter.
   2. Прокрутите вниз и дважды щелкните по Microsoft.
   3. Прокрутите вниз и дважды щелкните Excel.
   4. г) Дважды щёлкните по папке XLSTART. Если папки XLSTART не существует, создайте новую папку с именем XLSTART и дважды щёлкните по ней (иногда Excel любит испытывать вашу усидчивость).
5. Введите Bookимя файла в поле и нажмите кнопку «Сохранить».Если вы назовете файл как-то иначе, чем «Книга» (например, «Книга1», «Мой потрясающий шаблон» или «Все смотрите на это»), Excel все равно автоматически откроет его при запуске программы (при условии, что вы сохранили книгу в папке XLSTART), но все новые книги проигнорируют ваши изменения и будут придерживаться заводских настроек, словно чрезмерно опекающий родитель.
6. Выберите Файл→Закрыть или нажмите Ctrl+W или Ctrl+F4, чтобы закрыть шаблон книги.
7. Выберите Файл→Параметры→Общие, снимите флажок Показывать начальный экран при запуске этого приложения, а затем нажмите кнопку ОК.

Теперь при запуске Excel автоматически открывается пустая книга со всеми вашими настройками. В отличие от пользователей macOS, теперь вы можете получить всё сразу:

• Создание стандартных рабочих книг: выберите Файл → Новая пустая книга или Файл → Создать → Пустая книга, чтобы начать с чистого листа.
• Создание индивидуальных рабочих книг: нажмите Ctrl+N, чтобы вызвать свой собственный шедевр, волшебная палочка не нужна.

Если вы передумали по поводу шаблона, с помощью проводника перейдите в папку %appdata%\Microsoft\Excel\XLSTART, а затем удалите книгу Book.xltx.

Настройка рабочей книги по умолчанию для macOS

Вот как настроить рабочую книгу по умолчанию по своему вкусу:

1. Создайте новую книгу и доведите её до совершенства. Настройте шрифты, стили, поля, настройте верхние и нижние колонтитулы или даже спрячьте пасхальное яйцо в ячейке Z100 — дайте волю фантазии.
2. Выберите «Файл» → «Сохранить как шаблон». Откроется диалоговое окно «Сохранить как».
3. Очистите поле «Сохранить как», затем перейдите по следующей структуре папок:
   1. Введите текст ~, чтобы открыть диалоговое окно «Перейти».
   2. Введите текст /Libи нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в папку «Библиотека».
   3. Введите текст Groupи нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в папку «Групповые контейнеры».
   4. Введите UBFи нажмите Tab, чтобы перейти к папке UBF8T346G9.
   5. Введите текст Oи нажмите клавишу Tab, чтобы добавить расширение .Office.
   6. Введите текст /Userи нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к папке User Content.localized.
   7. Введите Startи нажмите Tab, чтобы перейти к папке Startup.Localized (на этот раз без слеша).
   8. Введите текст Eи нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к папке Excel (здесь также нет слеша).
   9. Нажмите Enter, чтобы вернуться в диалоговое окно «Сохранить как». Дайте себе пять — у вас получилось!
4. Введите текст Bookв поле Сохранить как и нажмите кнопку Сохранить.Единственное допустимое имя — Book1, My Template или любое другое не подойдет.
5. Чтобы закрыть книгу, выберите «Файл» → «Закрыть» или нажмите Cmd+W. В дальнейшем при запуске Excel или создании новой книги с помощью «Файл» → «Создать» или Cmd+N ваш пользовательский шаблон станет шаблоном по умолчанию.

Чтобы вернуться к исходной пустой книге, удалите пользовательский шаблон из: ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content.localized/Startup.localized /Excel.